När du schemalägger möten kan du kontrollera schemat för deltagare, reservera rum och resurser, skapa onlinemöten och spåra svar från de inbjudna.
Arbetsordning
- Klicka på Nytt från kalendern. Välj sedan Möte i fältet Vad om det behövs.
- Skriv en kort mötesbekrivning i fältet Ärende.
Anm: Klicka på Kategori och välj en eller flera kategorier för mötet. Om du ska lägga till en kategori skriver du dess namn och klickar på Lägg till.
- För Obligatoriskt anger du huvuddeltagarna genom att skriva en eller flera e-postadresser och gruppnamn.
Anm: Om du vill lägga till inbjuda genom att söka efter namn i dina kontakter, Domino-katalogen på postservern eller en katalog, klickar du på Obligatoriskt, väljer sökkatalog, skriver ett namn att söka efter, klickar på Sök,
väljer namnet från sökresultatet och klickar på Obligatoriskt:>>.
Anm: Klicka på Valfritt om du ska lägga till valfria inbjudna.
Klicka på För kännedom om du ska informera andra om mötet.
Följ sedan föregående anvisningar när du lägger till valfria inbjudna och för kännedom.
- Ange datumet, start- och sluttiden.
Anm: Klicka på Sök efter ledig tid om du vill söka efter tider då deltagarna är fria. Använd det här alternativet om du vill välja bland rekommenderade mötestider när alla obligatoriska inbjudna eller alla inbjudna kan delta.
Anm: Om du vill välja en alternativ tidszon för start- och/eller sluttider klickar du på Visa tidszoner.
- Valfritt: Gör något av följande:
- Klicka på Upprepas och ange inställningar för frekvens och varaktighet om mötet ska upprepas.
- Skriv en mötesplats.
- Klicka på Rum eller Resurser om du ska reservera ett rum eller en resurs (och reservationer är konfigurerade för din organisation).
- Du kan lägga till konferenssamtalsinformation i fältet Plats genom att klicka på Telefonkonferensnummer.
Avmarkera sedan alternativet Ta med telefonkonferenssamtalsinformation i platsinformationen om du bara vill se informationen i mötesinbjudan.
Anm: Alternativet Telefonkonferensnummer visas endast om konferenssamtalsinformation är angiven i kalendermötesinställningarna.
- Klicka på Onlinemöte om du ska ange information om ett onlinemöte i mötesinbjudan. Välj sedan den mötestjänst som din organisation använder och ange uppgifter om mötestjänsten.
- Välj Påminn mig och en tidpunkt om du vill ställa in signal för mötet.
- Välj Begär svar om du vill ha en avisering om varje inbjuden som svarar.
Tips: Om du sänder en inbjudan till ett stort antal personer kanske du bör fundera på att avmarkera Begär svar. Då blir det ett utsändningsmöte och de inbjudna har möjlighet att lägga till mötet i sin kalender i stället för att svara.
Tips: Om du är bekymrad över volymen av svarsmeddelanden i inkorgen använder du visningsinställningen Typer av mötesmeddelanden som ska visas i inkorgen och väljer alternativet Alla utom svar. Du kan sedan spåra svar från mötesposten via utan att visa svarsmeddelanden i inkorgen.
- Välj Tillgänglig i fältet Visa som om du ska lägga till en mötespost för inbjudan i din kalender men hålla tiden öppen i ditt schema över ledig tid.
- Välj Markera som privat om du inte vill att personer som har tillgång till din kalender ska kunna läsa mötesposten. De kan se tiderna i kalendern men inte innehållet i privata poster.
- Ange annan mötesinformation, t.ex. en dagordning, i mötesinbjudan.
- Klicka på rubriken Bilagor och på ikonen Välj filer efter rubriken om du ska lägga till presentationer eller andra filer till inbjudan. Bläddra sedan till de filer du ska bifoga.
- Klicka på Leveransalternativ om du ska ange leveransalternativ.
- Klicka på något av följande alternativ:
- Spara och sänd inbjudningar så sänds inbjudan och en mötespost läggs till i din kalender.
- Spara som utkast så sparas arbetet på inbjudan så att den kan uppdateras och sändas senare.
