Se när personer är tillgängliga för möten

När du schemalägger ett möte kan du kontrollera när de inbjudna personerna är tillgängliga.

Den här uppgiften

De inbjudna personernas tillgänglighet baseras på deras scheman för lediga tider och posterna i deras kalendrar. Med den dynamiska schemaläggningswidgeten kan du enkelt dra och släppa för att välja en mötestid som passar deltagarna. Tidpunkter som passar alla deltagare visas under Rekommenderade tider och med bockmarkeringar i kolumner.

Med den dynamiska schemaläggningen kan du också schemalägga ett möte i inkorgen medan du läser din e-post. Högerklicka på ett dokument och välj Sök efter ledig tid. Välj mötestid och klicka på Skapa möte.

Arbetsordning

Lägg till inbjudna och reservera rum eller resurser när du schemalägger ett möte eller händelsemeddelande.
Klicka på Sök ledig tid bredvid fälten Startar och Slutar.
Välja en mötestidpunkt:
- Välj en tidpunkt under Rekommenderade tider eller
- Klicka på tidsfältet och dra det till önskad tidpunkt. Om tidsfältet är grönt är alla inbjudna tillgängliga under den markerade tiden. Om tidsfältet är rosa, är bara vissa inbjudna tillgängliga under den markerade tiden. Om tidsfältet är grått finns det ingen information tillgänglig om ledig tid för någon. Du kan även dra i kanten på en kalenderdag och utöka till 24-timmarsläge.
  Anm: Inbjudna som inte har någon information om ledig tid eller är begränsade betraktas som tillgängliga i beräkningen av vilka som kan delta i det möte som schemaläggs.
  
  Anm: Standardtidsramen för rekommenderade möten är fyra dagar. Om mötestiden som visas för Rekommenderade tider inte passar klickar du på Visa mer i Rekommenderade tider så att möjliga mötestider för följande tre dagar visas. De övriga tre dagarna läggs till i kalendern.
Om du hittar en tidpunkt som passar för alla utom dig kan du flytta markören över överlappande händelser i kalendern och se detaljerna. Baserat på den informationen kan du välja att schemalägga aktuellt möte och ändra schemaläggningen för de händelser som överlappar. Det här alternativet är endast tillgängligt för mötesordföranden och för ansvariga som kan se anställdas kalendrar. Vald tillgänglig tidpunkt visas i dialogrutan före Rekommenderade tider.
Klicka på OK så sparas tidpunkten i inbjudan.

Och sedan då?

Du kan ändra listan över inbjudna i schemaläggningswidgeten:

Lägga till inbjudna individuellt. Högerklicka någonstans i listan över inbjudna i kalendern och välj Lägg till inbjuden. Välj typ för inbjudan i dialogrutan Lägg till inbjudan (obligatorisk, valfri, rum eller resurs). Klicka sedan i adressfältet och välj en adress från kontaktlistan genom att klicka på knappen bredvid adressfältet.
Ta bort inbjuden. Avmarkera kryssrutan vid en person, ett rum, eller resurs, högerklicka på namnet och välj Ta bort inbjuden.
Du kan även utesluta grupper. Exempel: Om du ska utesluta alla valfria inbjudna avmarkerar du kryssrutan vid Valfri.